AnneLease Administratie
AnneLease Administratie
5 tips voor een optimale mappenstructuur
Voorkom chaos en verwarring!
Met deze handige tips kan je je digitale leven net iets eenvoudiger maken. Door je bestanden slim te organiseren, kan je kostbare tijd besparen die je liever aan leuke dingen besteedt dan aan het zoeken naar verloren bestanden.
1️⃣ Maak je mappenstructuur niet nodeloos complex en beperk het aantal hoofd- en submappen tot maximum 10. Een goede vuistregel om je aan te houden is 5 à 10 mappen per niveau.
2️⃣ Een goede structuur kan je behouden Heb je gemerkt dat een bepaalde structuur goed werkt voor jou? Hergebruik deze dan. Je kan bijvoorbeeld voor elke nieuwe klant of elk nieuw project een aantal standaardmappen gebruiken.
3️⃣ Maak een ordeningsplan Begin je met een nieuwe structuur? Dan kan je best vertrekken van een ordeningsplan. Dit is een duidelijk schema van je mappenstructuur.
4️⃣ Benaming van de mappen De namen van je mappen worden automatisch alfabetisch gesorteerd door je computer. Is dat niet de volgorde die jij wenst? Nummer de benaming dan. Let op dat je kiest voor "01" i.p.v. "1".
5️⃣ Benaming van de documenten Een duidelijke en unieke bestandsnaam zorgt ervoor dat je bestanden gemakkelijk terugvindt. Tips: Denk goed na over de benaming. Vermijd dat je bestanden moet openen om de inhoud te kennen. Herhaal geen mapnamen Gebruik je een datum in de naam? Doe dit dan altijd volgens het stramien JJJMMDD.
Ga aan de slag, maak je eigen ordelijke plan en breng wat orde in die digitale chaos of contacteer mij en gaan we hier samen mee aan de slag!
